傅憲成的部落格

最近外甥女的公公去逝，她在昨天LINE我這個消息，說是事情都辦理妥當了，因為怕我們心情受到影響，再來也是有些事情要忙，沒有在第一時間通知我們，現在後事都辦的差不多了才通知。

我的這位外甥女一向很獨立，我也很相信她的處事及判斷能力，她後來的交友，職場，結婚等經歷，都很正常及順利。

其實，她公公的過逝，小女兒早就跟我說了，一來是對方比較低調，二來是我們也幫不了什麼忙，就一直沒有過問這件事。

今天，2024年9月3日星期二，跟外甥女通過訊息後，我要她代為轉達我們兩老的致意，以及要她好好照顧自己，多保重。

這件事從頭到尾我都沒參與，只是在事情完結時，才被通知而己。突然，我想到以前在公務機關服務時，如果屬下把一件事情，處理的妥妥當當的，當簽呈送上審批時，如果沒有其他的問題的話，首長會批示：「知悉」，這件事情就算是完結，而且可以歸檔了。

首長要批示：「知悉』時，應該至少包括以下幾個要件；

1. 事件來龍去脈相對比較單純簡單，也沒有後續發展的必要。
2. 會辦各相關單位時，均己事先協調完畢，把彼此的意見趨於一致。
3. 主辦單位處理經過完整無瑕疵，會辦單位也沒有任何意見。

當公務員處理公文時，最怕的是會辦機關意見一大堆，首長無從批示，只有退件重新簽辦。

記得我有一次，將簽呈親送局長批示時，局長因為很忙，沒有時間細讀文件內容，就轉頭問我有沒有問題？我回答說沒有，局長就批示：「如擬」，我就接著依我擬辦的事項去處理。

以前在科工館服務時，任秘書室主任職，為館長的第二代理，如果館長及副館長同時不在館時，我就有機會代理館長批示一般不重要的文件，所以，「如擬」這個批示，我也是有經驗的。

當基層公務員最常簽擬公文的最後，就是「擬辦事項」，也就是事情分析清楚後，把具體的處置事項，條例式的列出，供首長批示。承辦人必須把自己承辦的事項，分別清楚的文字化，最後將具體的行動方案提出，就是「擬辦」，而這種處理事情的能力，真的不是短時間可以鍛練一土位的。

以前在裝甲兵學校學到的指揮參謀程序課程，對我退伍後任公務員時，處理公文及擬定實施計畫，有很大的幫助，也受到歷任的長官首長的賞識。