傅憲成的部落格

明天, 2013年6月19日星期三, 我們同學會服務團隊辦理交接儀式, 我擔任的總幹事一職, 形式及法律上, 算是解除任務了, 不過, 在六月卅日之前, 如果沒有重大的事件, 我算是無官一身輕了, 套句官場話, 我們現在是"看守內閣"的狀態.

自從二年前, 民國100年6月份, 同學會在清境農場國民賓館選出楊姓同學任總會長, 他隨即邀請我擔任總幹事, 我一口答應, 到現在, 整整兩年, 還是有些感想.

總幹事一職, 就像是部隊裡的參謀長, 或者是機關裡的主任秘書一樣, 什麼都要管. 但是要特別注意的, 絕對不能越權, 我雖然在部隊裡沒機會擔任過參謀長一職, 不過在行政機關幾十年的歷練, 關於這點, 我自認為做的很好.

在這短短的兩年, 主要的工作是籌劃會員大會, 以及制定章程, 把我們目前的運作, 儘量的制度化, 總共制訂了同學會章程, 總會長選舉辦法, 同學會分區設定辦法, 以及特別慰助金管理辦法. 相信爾後的同學會服務團隊, 運作起來一定更加順暢.

同學會原有的章程, 當初制定時比較簡單, 比較沒那麼講究, 我們特別將目前現有的運作程序, 予以條文化, 不足的地方, 予以補實. 在制定的過程中, 當然先由我與總會長之間先確定大方向, 然後依我的行政及社團的經驗, 草擬章程初稿, 再經由內部討論, 分送各地區分會徵求意見, 再放上每月的同學會會訊公佈, 最後再經會員大會討論通過, 其過程非常的嚴謹.

以往同學會總會長在選舉時, 都是由在場同學的提名, 然後一起哄就當選了, 其代表性及民意都有商榷的空間. 我們這一屆的服務團隊, 總會長不只一次跟我說, 他當選為總會長, 只獲得30餘票, 做的心裡有些虛, 如果選舉過程能夠更週延, 更嚴謹的話, 下任總會長就不會有這樣想法了.

我們這次選舉, 我參照了國際演講協會(Toastmasters International)的方式, 採取事先提名, 通信投票的方式, 總共寄出383張選票, 有206張寄回, 投票率達 54.5%, 是前所未有的成效.

5月15日及16日在官校及屏東櫻花度假村辦理的會員大會, 也有將近 170位同學及大嫂們參加, 也是一項空前的紀錄.

建立類似主官會報, 理事會等功能, 重要事情, 包括制定特別慰助管理辦法, 以及籌劃會員大會實施計畫等, 均事先召集各地區會長協商, 以達到充分溝通的目的, 我們同學會雖沒有登記為社團法人, 其程序功能郤一點兒都不馬虎.

增列副總會長一職, 以及明訂總會長出缺遞補程序, 大家年紀都己經大了, 這也是一個補強的辦法. 明訂會費由地區會長收取者, 得預留四分之一為該地區活動經費, 增加會費收取比率.

回過頭來檢視一下整個過程, 其實, 還滿甜蜜的.

剛剛到文藻旁邊的影印店, 製作了交接清冊, 一切準備就序, 就等明天的交接了.